Når man planlægger drikkevarer til en teltfest, handler det sjældent om at ramme et “magisk” antal flasker. Det handler om at ramme stemningen, tempoet og gæsternes vaner, så baren føles generøs uden at blive dyr og spildfyldt.

Med 100 gæster bliver små fejl hurtigt store. En ekstra kasse sodavand er ligegyldig. At løbe tør for kolde øl kl. 22 er noget, alle husker.

Start med tre tal: voksne, timer og stil

Før du regner på øl, vin og cocktails, skal du fastlægge tre ting: hvor mange drikker alkohol, hvor længe festen reelt varer, og om det er en “middag først” eller “bar først”-aften. De samme 100 mennesker kan drikke meget forskelligt afhængigt af, om der er velkomst, taler og 3-retters menu, eller om det er en afslappet havefest med dans fra tidlig aften.

En brugbar tommelfingerregel til en typisk dansk fest på 6-8 timer er, at en voksen gæst i gennemsnit ender omkring 4-6 genstande, når der også er vand, sodavand og kaffe til rådighed. Nogle drikker mere, andre mindre, men gennemsnittet giver et stærkt udgangspunkt.

Den næste nøgle er din buffer. I et telt er det ekstra vigtigt, fordi “koldt” er en ressource, og fordi barlogistik tager tid. En buffer på 10-20 % er ofte det, der gør aftenen rolig at afvikle.

Hvis du vil have en hurtig, realistisk ramme at arbejde ud fra, så tænk sådan her: 100 gæster minus børn og ikke-drikkere, ganget med 4-6 genstande, plus buffer.

Efter det kan du fordele genstandene på øl, vin og drinks.

Det, der flytter regnestykket mest

Gæstelisten er din bedste drikkevareberegner. Aldersmix, transport, næste dags planer og festtype betyder mere end alle skabeloner.

Det er værd at tage fem minutter og sætte ord på festen, før du bestiller. Skriv gerne dine antagelser ned, så du ved, hvorfor du valgte, som du gjorde.

Her er de faktorer, der typisk rykker mest:

• Børn og unge
• Varighed
• Årstid og temperatur
• Vinmiddag eller buffet
• Fri bar eller “køb selv”-bar
• Transport hjem og overnatning
• Cocktailniveau (en enkelt signaturdrink eller fuld bar)

En lille justering kan give stor effekt. Hvis mange overnatter, stiger forbruget ofte. Hvis halvdelen skal køre hjem, falder især spiritusdelen.

En enkel metode: fordel i “drikkekategorier”

Når du har et samlet estimat, får du mest kontrol ved at fordele drikken i kategorier. I praksis giver det ro at planlægge, så øl og vin kan bære aftenen alene, og cocktails er et plus, ikke en nødvendighed.

En typisk og robust fordeling til en blandet voksenfest kan være:

• Øl: 40-55 % af alkoholserveringerne
• Vin: 30-45 %
• Cocktails/spiritus: 10-20 %

Det er ikke en regel, men et stabilt udgangspunkt, hvis du forventer “alle typer” blandt gæsterne.

Vil du gøre det endnu lettere, så tænk i serveringer:

• 1 fadøl eller 1 flaske øl = 1 servering
• 1 glas vin = 1 servering (en flaske vin rækker ofte til ca. 6 glas ved festservering)
• 1 cocktail = 1 servering

Mængder til 50, 80, 100 og 120 gæster (praktisk tabel)

Tabellen her tager udgangspunkt i en fest på ca. 7 timer, med blandet publikum, og med 15 % buffer. Tallene er bevidst “midt i feltet”, så du kan skrue op eller ned efter din fest.

Antagelse: ca. 85 % drikker alkohol (justér hvis du har mange børn eller mange, der ikke drikker).

Sådan læser du den: Hvis du har 100 gæster og vil køre “klassisk fest”, så er 120-160 liter fadøl en stærk ramme. Det svarer ofte til 5-7 fustager á 20-25 liter, afhængigt af størrelse.

Vinmængden på 60-80 flasker kan lyde høj, men den dækker både hvid og rød til mad og bar, og den er sat, så du ikke står med et vinbord, der dør ud midt på aftenen.

Eksempel: hvor meget drikke til fest med 100 personer?

Lad os gøre det konkret.

Forestil dig 100 gæster, en teltfest fra 17.30 til 01.00, velkomst, middag og dans. Du forventer, at 85 personer drikker alkohol, og du sigter mod ca. 5 genstande i snit, plus buffer.

• 85 personer × 5 = 425 serveringer
• • 15 % buffer = ca. 490 serveringer

Nu fordeler du:

• Øl 50 %: ca. 245 serveringer
• Vin 35 %: ca. 170 serveringer
• Cocktails 15 %: ca. 75 serveringer

Omsat til mængder:

• Øl: 245 ølserveringer svarer typisk til ca. 120-150 liter fadøl (alt efter glasstørrelse og skænk)
• Vin: 170 glas vin svarer ofte til ca. 28-30 flasker vin, hvis du regner 6 glas pr. flaske
  I praksis lægger mange højere af hensyn til både hvid og rød, samt at vin også drikkes før og efter maden. Derfor ender 60-80 flasker ofte mere behageligt ved 100 gæster, når vin er en stor del af aftenen.
• Cocktails: 75 cocktails afhænger af opskrift og is. Med færdigblandede cocktails på fad er 24-30 liter et realistisk felt til 100 personer, hvis cocktails er “en del af oplevelsen”, men ikke det eneste, folk drikker.

Det vigtigste er ikke, om du rammer 490 præcist. Det vigtigste er, at du har en plan for, hvad der må løbe tør sidst, og hvad der aldrig må løbe tør.

Tre skabeloner, der virker i et telt

Når drikken skal fungere i praksis, er enkelhed en fordel. Det skal være nemt at skænke, nemt at holde koldt, og nemt at fylde op uden stress.

Her er tre skabeloner, som mange ender med, fordi de er robuste:

• Klassisk festbar: fadøl + hvid/rødvin + sodavand + vand
• Signaturcocktail: én cocktail på fad + fadøl + vin til maden
• Familiefest med mange unge: mere sodavand og slush ice, mindre spiritus, vin mest til maden

Vil du have “cocktailstemning” uden at stå med ti flasker og tyve ingredienser, er færdigblandede cocktails en genvej til høj kvalitet i højt tempo. Og når øl serveres fra fad, får du både flow og den der festivallette stemning, som teltfester kan noget helt særligt med.

Logistik: det, der gør drikken kold og baren hurtig

God drikkevareplanlægning i et telt er lige så meget praktik som matematik. Kuldekapacitet og placering betyder, at de samme mængder kan føles enten rigelige eller utilstrækkelige.

Et par enkle greb løfter aftenen markant:

• Køl først, pynt bagefter: drikkevarer kan ikke “hastes kolde” i sidste øjeblik
• To serveringszoner: ét sted til øl, ét sted til vin og sodavand giver mindre kø
• Korte slanger og rolig placering: fadølsanlæg fungerer bedst, når det står stabilt og ikke bliver sparket til
• Én ansvarlig for lageret: ikke en bartender, men en person der fylder op, mens andre skænker

Hvis du lejer udstyr, er det en fordel at vælge en leverandør, der er vant til at tænke helheden med. TeltTilFest.dk arbejder netop som totalleverandør, hvor opsætning og nedtagning er med i prisen, og hvor man kan samle telte, bar, glas, køl, fadølsanlæg og tilbehør i én plan. Det giver et mere stabilt afviklingsniveau, især når gæstetallet nærmer sig 100 og opefter.

Sådan justerer du mængderne uden at starte forfra

Du behøver ikke lave et nyt regnestykke, bare fordi festen er lidt anderledes. Brug i stedet “knapper”, du kan dreje på.

Hvis det er sommer og teltet står i sol: skru op for vand, sodavand, is og hvidvin.

Hvis det er en formel middag med mange taler: skru op for vin ved bordene og ned for cocktails.

Hvis det er en ung fest med dansegulv fra start: skru op for øl og enkel cocktail, og sørg for at sodavand ikke bliver glemt.

Det giver også mening at planlægge efter, hvad du helst vil have tilbage dagen efter. Vin og sodavand er ofte nemt at gemme eller bruge senere. En åben fustage skal helst rammes mere præcist.

Et sidste praktisk greb: planlæg “kritiske tidspunkter”

Det er sjældent kl. 18, du løber tør. Det er kl. 22.30, når alle rejser sig, musikken tager fat, og baren bliver samlingspunkt.

Så tænk i bølger:

Velkomst: bobler eller en let drink, og sørg for vand ved siden af.

Middag: vin og øl skal være uden friktion.

Efter middag: her skal der være nok “kolde favoritter” og hurtig servering.

Når du planlægger drikke til 100 personer, er den bedste investering ofte ikke flere varianter, men bedre flow. Når baren kører, føles festen generøs, og gæsterne læner sig ind i stemningen.